Share

Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Yetkileri

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak Ve Tanımlar

AMAÇ

Bu Yönetmeliğin amacı; Adıyaman Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

KAPSAM

Bu yönetmelik, Adıyaman Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün; görev, yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

Müdürlük Görev Alanı, Yönetim ve Yetkileri

MÜDÜRLÜK GÖREV ALANI 

Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev alanı aşağıda maddeler halinde belirlenmiştir. 

*Tüm birimlerin kendi çalışma esaslarına göre hazırlanmış olan Otomasyon Programının sorunsuz çalışmasını ve birimler arası ortak olan konularda veri formatları oluşturarak, birimlerin ihtiyacı olan programsal değişiklerin yapılmasını sağlamak.
*Tüm bilgisayar donanımı arızalarının ve donanım ihtiyacının giderilmesini sağlamak.
*Kent Bilgi Sistemine yönelik, Coğrafi Bilgi Sistemi bilgilerinin hazırlanması ve bu bilgilerin ilgili müdürlükler tarafından güncel tutulması için gerekli koordinasyonu sağlamak.
*Belediyemiz sınırları içerisindeki tüm bağımsız birimlerin, ilgili birimlerce tespiti ile koordinasyonu sağlayarak,  taşınmaz envanteri ile belediye otomasyonundaki diğer bilgilerin ilişkilendirilmesini gerçekleştirmek,
*Bilgi işlem Sisteminin teçhizatı ve programlarının alındığı kuruluşlarla ilişkileri düzenlemek, sözleşme hazırlamak, gerekli servisi almak, teçhizatı verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını sağlamak, gerekli önlemleri onaya sunmak, uygulamaya koymak.

*Belediye ihtiyaçlarının gelecekteki durumlarını analiz etmek ve yöntem belirleyip, müdürlük makamına bilgi vermek.

*Teknolojik gelişmeleri izlemek ve belediyenin gelişmelerden yararlanmasını sağlamak.

*Başkan, Başkan Yardımcılarının, Müdürlerin hazırlamış oldukları taslakların programsal altyapısını sağlayarak ilgili birimlerce raporların üretilmesini sağlamak.

YÖNETİM

Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev dağılımı aşağıdaki şekilde oluşmuştur:

Bilgi İşlem Müdürü,

Müdürlük Kalem Bürosu,

Bilgisayar Yazılım Servisi

Bilgisayar Donanım Servisi

AKOS ve Taşınmaz Servisi

Hizmet Masası

Arge Servisi

YETKİLERİ

Bilgi İşlem Müdürünün Görevleri:

Belediye Başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda

Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamakta tam yetkili ve sorumlu kişidir.

Müdürlük içinde iş bölümünü sağlayarak personele gerekli görevlendirmeleri yapar, ve müdürlük çalışmalarını denetler,

Müdürlüğe gelen yazı veya dilekçelerin içeriği ile ilgili personeline sevk ve havalesini yaptıktan sonra işlemin sonucundan bilgi sahibi olur.

Müdürlüğünün disiplininden sorumludur. Tüm personelinin performans durumunu izler ve gerekli değerlendirmeleri yapar, sicil amiri olarak personele sicil notu verir,

Personelin özlük işlemlerini  mevzuat çerçevesinde yürütür; izin planlarını yapar, rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder,

Müdürlük tarafından ihtiyaç duyulacak işlemlerin stratejilerini analiz ederek, uygulanabilirlik raporlarını hazırlar veya hazırlatır,

Stratejik planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar,

Sürekli gelişen bilişim teknolojisini takip ederek,  mevcut sisteminin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlar,

İş verimini artırarak zaman kaybını azaltır,

           Müdürlük Kalem Bürosu:

Müdürlük Kalem Bürosunda görevlendirilen personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir.

Belediye müdürlüklerinin ihtiyaç envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek,

Her türlü mevzuat, yönetmelik, genelge, bildiri, personel özlükleri vb. işlemleri takip etmek, ilgili  personele bildirmek ve arşivlemek,

Bilgi işlem faaliyetleri için gerekli bölümlerle hiyerarşik düzen ve Bilgi işlem Hizmetleri sistemi içinde işbirliği yapmak,

Standart dosya planına göre günlük evrak kayıt ve dosyalama işlemlerini yaparak, yasal süre içerisinde muhafaza etme işlemlerini gerçekleştirmek,

Başka kuruluşlardan alınacak bilgi işlem evrakları düzenlemek, kontrol altında tutmak,

Birimin ihtiyacı olan kırtasiye vb. büro malzemelerini temin etmek,  ve gereksiz kullanımı önlemek,

Birimlerden gelen talepleri almak ve müdürünün bilgisine sunmak,

Müdürlük bütçesini hazırlamak, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,

Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol eder ve süresinde cevap verilmesini sağlar.

Taşınır Mal Yönetmeliği gereği müdürlüğe ait demirbaşların kayıtlarını tutmak ilgilisine zimmetlemek  ve yılsonu işlemlerini gerçekleştirmek,

Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek,

Vatandaşları ilgilendiren Bilgi İşlem hizmetlerini yürütmek,

            Bilgisayar Yazılım Bürosu: 

           Program Yazılım Bürosunda görevlendirilen personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir.

Bilgi işlem faaliyetleri için gerekli sistem analizi, programlama, operasyon çalışmalarını yönlendirmek, nezaret etmek, denetim altında tutmak,

Belediyede kullanılan tüm yazılımların yerel ve uzak ağlarda veri entegrasyonunu sağlayacak hizmetleri yapmak ya da yetkili firmalara yaptırmak,

Otomasyon yazılım programımızla ilgili birimlerden gelen talepleri değerlendirir, yeni bir modül isteniyorsa yazar ya da ilgili firmaya yazdırır.

Otomasyon Sisteminde, paket programlarda gerekli kullanıcı tanımı ve yetki ayarlarını yapar. Her kullanıcıya şifre vererek şifrelerin gizliliği sağlar,

Uygulama ya da kanunda değişikliklerinden dolayı  programların çalışmasında  gerekli değişikler yapılması gerekiyorsa  yapar ya da ilgili firmaya yaptırır.

Kusurlu iş ve işlemleri tespit etmek ve düzeltilmesini sağlamak,

İşlenen bilgileri bilgisayarda teste tabi tutarak hata kaynaklarını bulmak ve düzeltilmesini sağlamak,

Otomasyon yazılımında meydana gelen arızaları gidermek ya da yetkili firmanın gidermesini sağlamak,

İhtiyaç doğrultusunda yeni yazılımlar için analiz yapmak ve yeni yazılımlar üretmek ya da yetkili olan firmalara ürettirmek. Kurulan bu yazılımların işlev testlerini yapmak,

Birimlerin ihtiyacı olan programları tespit etmek. Sistemimizde mevcut ise kurulumu yapmak, yok ise ilgili şartname hazırlayarak  alımını gerçekleştirmek ve programları kullanıma hazır hale getirerek  programın muhafazasını sağlamak amacıyla yedekte tutmak,      

Bilgisayarda bulunan verilerin gizliliği ve güvenliğini korumak.

Belediyemizde gerçekleşen işlemlerin günlük, haftalık ve aylık olmak üzere periyodik olarak yedek  almak ve muhafazasını sağlamak.

Programlara ait lisansların muhafazasını yapmak, 

Bilgisayar veya iletişim teçhizatları gibi elektronik aygıt, sistem, motor ve teçhizatlar konusunda Belediye birimlerine danışmanlık hizmetleri vermek, 

Üretim veya montaj yöntemleri, malzemeleri ve kalite standartlarını belirlemek, elektronik veya iletişim ürünleri ile sistemlerinin üretimini ya da montajını yönetmek; 

Mevzuat programlarının günlük güncelleştirilmesini yaparak, değişen güncel bilgilere en kısa sürede sahip olunması ve kullanıcılara zaman kazandırılmasını sağlamak 

İlgili personele programın kullanımı doğrultusunda eğitim verilmesini sağlamak. 

Elektronik Belediyecilik sistemini aktif tutmak. 

Belediyemiz tarafından mükelleflere yapılacak duyurular ile haber, faaliyet vb. bilgileri ilgili birimlerin verdiği bilgiler doğrultusunda web sitemizde ilan edilmesini sağlamak 

Organizasyon şeması ve diğer yönetim ile ilgili değişikliklerin web sitemizde yayınlanmasını sağlamak   

Yılsonu işlemlerini gerçekleştirmek. 

Amirlerinin verdiği yazılım ile ilgili diğer işleri yapmak. 

            Bilgisayar Donanım Bürosu:

Bilgisayar Donanım Bürosu görevlendirilen personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir. 

Belediyemizin iç ve dış birimlerdeki mevcut bilgisayarda kurulmuş olan programların bakım ve program güncelleştirmelerini yapmak veya yaptırmak, 

Bilgisayar Donanım ve yan ürünlerinin bakımını yaparak, faal halde bulundurmak, satınalma yoluyla alımı yapılan malzemelerin, bakım-onarım ve eğitimi ile ilgili konuları, yetkili olan firmalara yaptırmak, 

Donanımda arızaların olması halinde bu arızanın giderilmesini sağlamak, eğer garantisi devam ediyorsa garantisi kapsamında arızanın giderilmesini sağlamak ve bununla ilgili tüm işlemlerin takibini yapmak, 

Virüs ya da trojenden kaynaklanan arızaların giderilmesini sağlamak, 

Arıza nedeniyle kullanılamaz duruma gelen donanımın tamirinin mümkün olmadığı ya da tamirinin ekonomik olmadığı durumlarda; donanımın hurdaya ayrılmasıyla ilgili raporun düzenlenip ilgili birime teslim edilmesinden, yerine verilecek donanımın belirlenmesini sağlar.  

Ana sunucu Bilgisayarların ve bilgisayar ağının, internet ve uzak bağlantıların sürekli güvenli ve çalışır halde tutulmasını sağlar. 

Bilgi iletişimi ve bilginin işlenmesi, planlanması, tasarımı, süreç kontrolü ve üretime yönelik bilgisayar ve bilgisayara dayalı sistemlerin temel ilkeleri ve kullanıma yönelik yöntemleri araştırmak; veri yapıları ve veri tabanları, algoritmalar ile bilgisayar donanım bakımını yapmak, 

Bilgisayarların tüm işlevlerini kontrol eden ve donanım ile bilgisayar yazılımları arasındaki bağlantıları kurmaya yarayan yazılımların, tasarımını yapmak, yazmak ve güncelleştirmek, 

Belediye birimlerinin tüm bilgisayar donanım ve yazılımlarının, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda; yeni ortaya çıkan ihtiyaçları da değerlendirerek mevcut olan donanım ve yazılımı güncelleştirmek ya da gerektiğinde yenisini satın almak, 

İç ve dış birimlere ait bilgisayarların veri iletişim altyapısını ve gerekli bağlantı hatlarını tesis ederek, kurmak ve yürütmek, 

İç ve dış birimlere ait bilgisayarlara kurulan haberleşme sistemi ile birimler arası dosya paylaşma ve bilgi alışverişi imkanını sağlar, 

Bilgisayar, çevresel donanım, ilgili yöntem ve yazılımlar ile bunların gelişmesine katkıda bulunmak ve potansiyelini arttırmak 

Donanım ve yazılım konfigürasyonları ile ortaya çıkan ihtiyaçları belirlemek için görüşmeler yolu ile bilgisayar kullanıcı ihtiyaçlarını incelemek , maliyet ve fayda analizlerini hazırlamak, 

Yeni hizmet birimleri için gerekli alt yapıyı hazırlamak, tüm ünitelerin gerek yazılım gerek donanım ihtiyaçlarını temin etmek,

Doğru ve güvenli veri sağlamak için veri tabanı işletim sistemleri ile veri sözlüğünün sürekliliğini sağlamak,

Tüm kayıtların günlük yedekleme işlemini yapmak ve bilgilerin korunmasını sağlamak, 

Üst yönetim ve müdürlerin hazırlamış oldukları ihtiyaç program taslaklarının, programsal altyapısını sağlayarak ilgili birimlerce raporların üretilmesini sağlamak 

Taşınmaz envanteri ile belediye otomasyonundaki diğer bilgilerin ilişkilendirilmesi ortamının sağlanması, 

Seminer ve eğitim organizasyonuna gerekli malzemeyi temin etmek, 

İlgili diğer görevleri yapmak,

            Akos ve Taşınmaz Servisi:

           Sistemi Bürosu görevlendirilen personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla     görevlidir. 

Kent ile ilgili en güncel akıllı haritaların hazırlanması ve yeni bilgilerin sisteme aktarılmasını sağlar, 

Başta İmar ve Şehircilik Müdürlüğü, Fen İşleri Müdürlüğü ve Mali Hizmetler Müdürlüğü olmak üzere diğer tüm müdürlüklerin çalışmalarına tematik haritalar ile destek verilmesini sağlar, 

Coğrafi  Bilgi Sistemi yazılımında, yeni kullanıcı hesabı açılması, kullanıcı yetkilerinde değişiklik ve düzenleme işleri yürütülür.

Belediyede yapılan her türlü işlem için gerekli sicil altyapısının TC Kimlik numaralı olarak oluşturulmasının sağlanması, Vatandaşların Kimlik bilgilerini NVİ (Nüfus ve Vatandaşlık İşleri) KPS (Kimlik Paylaşım Sistemi) entegrasyonu ile güncelleştirilerek TC Kimlik Numaralı ve Adresli sicil altyapısının oluşturulması sağlanmaktadır. 

Sicil işlemleri sırasında vatandaşın; kimlik, sosyal, ekonomik ve iletişim bilgileri güncelleştirilmektedir. 

İşyeri olarak kullanılan Bağımsız Bölümler ile ilgili bilgiler güncelleştirilmektedir. 

Beyana dayalı değil Bilgiye dayalı işlem yapılarak Belediye gelirlerinin arttırılması ile kayıp ve kaçak analizleri yapılmaktadır. 

Adres ve Numarataj bilgileri ile NVİ (Nüfus ve Vatandaşlık İşleri) AKS (Adres Kayıt Sistemindeki) Mahalle, Cadde-Sokak ve Bina Dış Kapı Numaraları bilgileri kullanılarak AKOS sistemindeki adres ve taşınmaz bilgilerinin güncelleştirilmesi sağlanır. 

Taşınmaza konu işlemler için (Emlak Vergisi, ÇTV, vs.) Beyan veya ödeme yapmaya gelen vatandaşa ait taşınmaz bilgileri güncelleştirilmektedir. 

Vatandaşın beyanı ile Belediyedeki Kent Envanteri arasındaki farklılıkların çözümlenmesi 

Taşınmaz servisi saha güncelleştirmelerinin yapılarak Kent Envanterinin güncel tutulmasının sağlanması (Cadde/Sokak, Bina ve Bağımsız Bölüm bilgileri ve fotoğrafları) 

           Hizmet Masası: 

Belediyeye gelen vatandaşların karşılandığı, işlemlerin başlatıldığı, iş ve işlemler ile ilgili bilgilendirildiği ve Belediyedeki işlemleri için hazırlandığı ve yönlendirildiği servistir. 

Başvuru, Evrak Kayıt ve Takip Belediyeye yapılan her türlü vatandaş başvuru ve dilekçeleri alınır, Alınan her türlü başvuru ve dilekçe sisteme girilir ve ilgili birime elektronik ortamda sevk edilir. Belediyeye daha önce yapılmış bir başvurunun şu an hangi aşamada olduğu ilgilisine bildirilir, eksik veya gerekli belgeler için bildirimde bulunulur, yapılan işlemin sonucu ilgilisine bildirilir. 

İstek, Şikâyet Başvuru, bildirim ve takip Belediyeye doğrudan gelen şikâyetler ve dilekçe yoluyla gelen şikâyetlerin alınması, şikâyet sonuçlarının ilgilisine bildirimi, vatandaş şikâyetlerinin ilgili birimlerde takibinin yapılarak sonucunun ilgilisine bildiriminin yapılması 

Borç Sorgulama ve Hesap ekstresi: Belediye mükellefiyet sicil işlemleri, borç bilgileri, Borçsuzluk işlemleri, vergi rayiç değer işlemleri, yapılmaktadır. Vatandaşın Belediyeye olan borçlarını gösteren hesap ekstresi çıkartılarak vatandaşın süresi dolmuş borcunu Kredi Kartı ile ödeyebilmektedir. (Vergi beyan, Borç Sorgulama ve Ödeme İşlemleri www.adiyaman.bel.tr adresi E-Belediye uygulamaları ve 4442502 numaralı İletişim merkezi aracılığı ile de yapılabilmektedir). 

İmar ile İlgili İşlemler : imar durum bilgisi vatandaşlar bilgi amaçlı verilebilmekte, İmar durumu başvurusu ilgili belgeleri ile birlikte alınabilmekte, İlgili birime sevk edilmesi, ilgilisine müracaatı ile ilgili durum hakkında bilgi verilmesi. İnşaat Ruhsatı yada İskan ruhsatı belgeleri almak için başvuran Mükellef veya ekspertiz lere sorgulanan ada parsele ait imar arşiv belgeleri gösterilerek yada AKOS haritası aracılığı ile imar durumu gösterilerek bilgi verilmektedir (İmar bilgisi www.adiyaman.bel.tr adresi kent rehberi aracılığı ile de alınabilmektedir). 

İşyeri Açma ve Çalıştırma Ruhsatı İşlemleri: İşyeri açma ve çalıştırma ruhsat başvuruları için gerekli belgeler konusunda bilgi verilmesi, başvuru belgeleri ile birlikte müracaat başvurusunun alınması, İlgili birime sevk edilmesi, ilgilisine müracaatı ile ilgili durum hakkında bilgi verilmesi. 

Ve diğer Belediyecilik Hizmetleri... 

            Arge (Araştırma Geliştirme ve Proje) Bürosu:

 Belediyemiz için kaynak oluşturabilecek projelerin ön fizibilite çalışmalarını yapmak ve ilgili yerlere sunmak, 

Belediyemiz ve ilimiz için ihtiyaç duyulan projeleri araştırmak. 

Teknolojik gelişmeleri izlemek ve belediyenin gelişmelerden yararlanmasını sağlamak. 

Uygulama Usul ve Esaslar, Ortak Hükümler, Yürürlük ve Yürütme 

UYGULAMA USUL VE ESASLAR:

Bilgi İşlem Müdürlüğünün personelleri kendisine verilen görevleri konusuna göre; Uygulama Usul ve Esaslar ile  Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev, ve Çalışma Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Başkanlık Makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis kararlarına göre uygular.

ORTAK HÜKÜMLER 

Bilgi İşlem Müdürlüğünde çalışan tüm personel; 

1)Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek, 

2)Irk, dil din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaşa eşit davranmak, 

3)Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. 

4)Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır. 

5)Yıllık çalışma ve faaliyet raporunu hazırlar. 

YÜRÜRLÜK

Bu yönetmelik hükümleri; Adıyaman Belediye Meclisince kabulü ve yayımı ile yürürlüğe girer. 

YÜRÜTME 

Bu Yönetmelik hükümlerini, Belediye Başkanı yürütür. 

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden sonra, daha önceden yürürlükte olan müdürlük görev ve çalışma yönetmeliği yürürlükten kalkar. 

Oluşturulma Tarihi : 25.01.2015